Электронный документооборот
в Набережных Челнах
Подключение к ЭДО «Доки» от Калуга Астрал — обменивайтесь документами с контрагентами в один клик прямо из 1С.
Электронный документооборот (ЭДО) — это обмен юридически значимыми документами в электронном виде между организациями. Счета-фактуры, акты, накладные, договоры — всё это отправляется и подписывается онлайн без бумаги и курьеров.
Документы имеют полную юридическую силу — как обычные бумажные с живой подписью. При этом доходят до контрагента мгновенно и хранятся надёжно в облаке.
❌ Бумажный документооборот
✅ Электронный документооборот
Работает прямо в 1С
Отправляйте документы прямо из 1С без дополнительных программ и платных модулей. Входящие документы автоматически создают поступления в 1С.
Веб-кабинет и мобильная версия
Работайте с документами в браузере или смартфоне — где бы вы ни находились. Руководитель может подписать документ без входа в 1С.
Роуминг с другими операторами
Контрагент работает с другим оператором ЭДО? Не проблема — роуминг позволяет обмениваться документами с любым оператором.
Надёжное облачное хранение
Все документы хранятся в облаке. Даже если что-то случится с компьютером — данные останутся в безопасности.
Поддержка маркировки
Доки поддерживает обмен документами с информацией о маркированных товарах — подходит для работы с Честным Знаком.
Оплата зависит от количества отправляемых документов в год. Входящие документы — бесплатно. Новым клиентам — 3 месяца бесплатно без ограничений!
Пробный период
* Входящие документы — бесплатно. Нужен больший объём — уточните индивидуальный тариф.
🔌 Подключение к ЭДО
⚙️ Настройка обмена
🎓 Обучение
🔧 Сопровождение
Заявка
Звоните или пишите — обсудим задачу.
Тариф
Подбираем тариф исходя из объёма документооборота.
Подключение
Регистрируем в Доки и настраиваем 1С.
Тест
Проверяем обмен с тестовым контрагентом.
Готово!
Обучаем сотрудников и передаём в работу.
Подключим ЭДО быстро и без хлопот
Звоните или пишите — настроим «Доки» и обучим сотрудников
+7 (902) 718-01-09Что такое электронный документооборот и зачем он нужен
Электронный документооборот (ЭДО) — это обмен юридически значимыми документами между организациями в электронном виде через специализированных операторов. Документы подписываются квалифицированной электронной подписью и имеют такую же юридическую силу, как бумажные с живой подписью и печатью.
ЭДО ускоряет обмен документами с дней до минут, снижает затраты на печать и доставку и упрощает хранение архива — все документы доступны в личном кабинете оператора в любой момент.
Главные изменения ЭДО в 2026 году
2026 год принёс самую заметную реформу электронного документооборота за последние годы — изменился сам принцип формализованного обмена документами между контрагентами.
Отмена старых форматов ТОРГ-12 и актов
С 1 января 2026 года утратили силу электронные форматы товарной накладной ТОРГ-12 и акта выполненных работ, утверждённые приказами ФНС от 2015 года. Операторы ЭДО больше не принимают документы в этих форматах для структурированного обмена — изменение касается только электронного документооборота, бумажные накладные и акты продолжают действовать без ограничений. Похожая цифровизация идёт и в грузоперевозках — о переходе на электронные транспортные накладные мы рассказали в отдельной статье.
Переход на УПД 5.03 — единый формат с 1 апреля
На смену старым форматам пришёл универсальный передаточный документ (УПД) версии 5.03, утверждённый приказом ФНС от 19.12.2023 № ЕД-7-26/970@. До 1 апреля 2026 года действовал переходный период, в течение которого допускались разные форматы — после этой даты УПД 5.03 стал единственным форматом, который принимают операторы ЭДО для формализованного обмена.
Что можно использовать без УПД
Реформа не запрещает работу без УПД полностью. Бизнес может продолжать оформлять документы на бумаге, а также обмениваться неформализованными электронными документами — например, актами и накладными в PDF с электронной подписью. Такие файлы нельзя передать в налоговую инспекцию в электронном виде напрямую, но они остаются законным способом подтверждения операций между контрагентами.
Чем УПД отличается от обычного акта и накладной
УПД объединяет функции первичного учётного документа и счёта-фактуры в одном файле — это сокращает документооборот, поскольку вместо двух отдельных документов оформляется один. Формат строго регламентирован xsd-схемой ФНС, что снижает количество ошибок при проверках и расхождений между контрагентами.
Статусы УПД — 1 и 2: в чём разница
При оформлении УПД важно правильно выбрать статус документа, поскольку от него зависит состав обязательных реквизитов и порядок налогового учёта:
- статус «1» — документ одновременно выполняет функции счёта-фактуры и передаточного документа, регистрируется в книге покупок и продаж;
- статус «2» — только передаточный документ (аналог акта), не регистрируется в книге покупок или продаж, но применяется для учёта доходов и расходов.
Ошибка при выборе статуса может привести к отказу в вычете НДС и неточностям в учёте — особенно критично для предпринимателей на УСН, которым статус «2» подходит при отсутствии обязательств по НДС.
Как настроить ЭДО для работы с УПД
Переход на новый формат требует нескольких последовательных шагов:
- проверить договоры с контрагентами на предмет ссылок на устаревшие форматы документов;
- обновить настройки учётной программы, например 1С, до версии с поддержкой УПД 5.03;
- проверить совместимость с оператором ЭДО — Диадок, СБИС, Такском и другие операторы уже поддерживают новый формат;
- провести тестовый обмен документами с ключевыми контрагентами перед массовым переходом;
- обучить сотрудников, отвечающих за оформление первичных документов.
Роуминг между операторами ЭДО
Если контрагент работает с другим оператором ЭДО, обмен документами всё равно возможен через роуминг — техническую связь между разными операторскими системами. Для подключения роуминга достаточно отправить приглашение контрагенту и настроить связь один раз, дальше обмен документами происходит автоматически, независимо от того, какой оператор использует каждая из сторон.
ЭДО для маркированных товаров
Электронный документооборот обязателен при работе с товарами, подлежащими маркировке — без ЭДО невозможно корректно передавать сведения о кодах Data Matrix между участниками оборота. Приёмка маркированного товара без подключённого ЭДО создаёт риск признания товара нелегальным.
Частые ошибки при переходе на УПД
Переход на новый формат сопровождается типовыми ошибками, которые легко избежать при должной подготовке:
- использование устаревших форматов после окончания переходного периода — документ отклоняется оператором на уровне технического контроля;
- неправильный выбор статуса УПД для конкретной операции;
- отсутствие обновления учётной программы до версии с поддержкой формата 5.03;
- путаница между формализованным и неформализованным электронным документом — они не равнозначны для налоговой отчётности;
- отсутствие тестового обмена перед массовым переходом на новый формат с ключевыми контрагентами.
ЭДО для продавцов маркетплейсов
Электронный документооборот с торговыми площадками необходим для своевременного получения отчётов комиссионера и УПД на услуги площадки — без этих документов сложно подтвердить расходы на УСН «Доходы минус расходы» и принять НДС к вычету. Подробнее об учёте продаж на маркетплейсах — на странице бухгалтерии для маркетплейсов.
Бухгалтерское сопровождение и настройка ЭДО
Переход на УПД 5.03 затрагивает не только техническую настройку оператора, но и корректность учёта — неправильный статус документа или устаревший формат напрямую влияют на налоговую базу. Специалисты компании «Аккаунт-Аудит» подключают ЭДО, настраивают обмен документами с контрагентами и совмещают это с полноценным бухгалтерским сопровождением, чтобы переход на новый формат не создавал рисков для отчётности.
Итоги
2026 год кардинально изменил правила электронного документооборота: старые форматы ТОРГ-12 и актов утратили силу, а с 1 апреля единственным признанным форматом для формализованного обмена стал УПД версии 5.03.
Своевременная настройка ЭДО, правильный выбор статуса документа и обученные сотрудники защищают бизнес от отказа в приёме документов оператором и налоговых рисков. Специалисты компании «Аккаунт-Аудит» готовы взять подключение и сопровождение ЭДО на себя — от настройки роуминга с контрагентами до интеграции с учётной программой.