До 1 сентября считанные дни. С этой даты транспортные накладные, заказы и заявки на перевозку, экспедиторские документы, железнодорожная накладная и грузовая накладная при авиаперевозках оформляются в электронном виде — для всех участников перевозок, независимо от сферы деятельности.
Мы писали об этом переходе подробно и не один раз. Эта статья — не повторение, а напоминание с обратным отсчётом: что ещё реально успеть за оставшиеся дни, что успеть уже нельзя, почему на обещанную отсрочку штрафов опираться рискованно и что делать 1 сентября тем, кто не готов.
Коротко
- Обязанность вводит закон от 07.06.2025 № 140-ФЗ. Положения об электронных экспедиторских документах вступают в силу 1 сентября 2026 года.
- Минимальный набор для перехода: квалифицированная электронная подпись, машиночитаемая доверенность на сотрудников и договор с оператором ИС ЭПД.
- За оставшиеся дни реально успеть подключиться к оператору и оформить МЧД. Не успеть — получить КЭП с нуля, если запись в удостоверяющий центр уже занята.
- Моратория на штрафы юридически ещё нет. Президент поддержал предложение Минтранса 23 июня, но нормативный акт на момент публикации не принят.
- Главный риск всё равно не дорожный, а налоговый: без надлежащего документа инспекция снимает расходы по рейсу — это 20% от недоимки плюс пени.
- Приказ Минтранса от 01.06.2026 № 262 оставляет восемь случаев, когда бумага законна. Действует с 1 сентября 2026 по 1 сентября 2032 года.
- «Не успел подключиться» в этот список не входит.
Что именно меняется 1 сентября
Электронными становятся не только автомобильные накладные, как многие думают. Закон № 140-ФЗ переводит в электронный вид целый набор документов:
| Документ | Где применяется |
|---|---|
| Транспортная накладная (ЭТрН) | автомобильные перевозки |
| Заказ и заявка на перевозку | автомобильные перевозки |
| Экспедиторские документы | транспортно-экспедиционная деятельность |
| Транспортная железнодорожная накладная | железнодорожные перевозки |
| Грузовая накладная | авиаперевозки |
Обмен идёт через оператора информационной системы электронных перевозочных документов, а сведения уходят в государственную систему ГИС ЭПД. Кто именно из участников цепочки что подписывает — разбирали в статье про подписание ЭТрН, а порядок приёмки груза получателем — в материале про получение товара через транспортную компанию. Общий разбор перехода — в статье про переход на электронные транспортные накладные.
Обратный отсчёт: что успеваете, а что нет
Три вещи нужны обязательно, и они выстраиваются в цепочку — следующее нельзя сделать без предыдущего. Отсюда и разная реалистичность сроков.
| Что нужно | Где получить | Сколько занимает | Успеть к 1 сентября |
|---|---|---|---|
| КЭП руководителя или ИП | удостоверяющий центр ФНС или его доверенные лица, бесплатно; нужен защищённый носитель | сам выпуск — в день обращения, но требуется личная явка и запись | если запись есть на ближайшие дни — да; если нет — нет |
| МЧД на сотрудников | личный кабинет ФНС, сервис оператора ЭДО или учётная система | от получаса; вступает в силу после регистрации в реестре | да, при наличии КЭП руководителя |
| Договор с оператором ИС ЭПД | любой аккредитованный оператор из перечня Минтранса | от нескольких часов до нескольких рабочих дней | обычно да, но чем ближе к дате, тем больше очередь |
| Настройка обмена с контрагентами | приглашения в системе оператора, роуминг между операторами | зависит от готовности контрагента | частично — начните с тех, с кем возите чаще всего |
Порядок действий, если начинаете сегодня: сначала проверьте, есть ли у руководителя действующая КЭП и не истекает ли она осенью. Это узкое место. Всё остальное выстраивается быстро, но без подписи не делается ничего.
Отдельно проверьте срок действия уже имеющегося сертификата. Ситуация «подпись есть, но заканчивается 10 сентября» встречается часто, и обнаруживается она обычно в самый неподходящий момент.
Что делать водителям
Водителю отдельная КЭП не нужна — он подтверждает погрузку и выгрузку в мобильном приложении оператора, а инспектору показывает QR-код или экран приложения. Если работаете в «1С», такое приложение уже встроено в сервис 1С-ЭПД — писали об этом в материале про мобильное приложение для водителей.
Что успеть за оставшиеся дни: установить приложение каждому водителю, завести их в системе, прогнать один тестовый рейс от начала до конца. Последний пункт важнее первых двух — именно на нём вскрываются проблемы с ролями и правами.
Про мораторий на штрафы: почему на него нельзя опираться
В июне широко разошлась новость: до 1 марта 2027 года за отсутствие электронной накладной штрафовать не будут, инспектор ограничится устным замечанием. Мы тоже писали про эту отсрочку штрафов. Сейчас, за считанные дни до срока, важно уточнить её статус.
23 июня 2026 года Президент поддержал предложение Минтранса о нештрафуемом периоде. Это поручение и заявленная позиция ведомства — но не нормативный акт. На момент публикации этой статьи соответствующий закон не принят, законопроект находится в разработке.
Практический вывод простой: сама обязанность оформлять ЭПД с 1 сентября никуда не девается и от моратория не зависит. Мораторий, когда его оформят, касается только порядка дорожного контроля — то есть того, что делает инспектор при остановке машины. Он не отменяет ни обязанность, ни последствия в других плоскостях.
И ещё: даже в заявленном виде это «устное замечание при предъявлении бумажного документа». То есть документ на бумаге у водителя быть должен. Отсутствие документов как таковых — это статья 12.3 КоАП, предупреждение или 500 ₽, и она действует независимо от любых мораториев.
Настоящий риск — налоговый, а не дорожный
Штраф на дороге — самая заметная, но далеко не самая дорогая часть истории. Транспортная накладная это первичный документ, который подтверждает и сам факт перевозки, и расходы на неё.
| Плоскость | Что происходит без надлежащего документа |
|---|---|
| Налог на прибыль или УСН «доходы минус расходы» | инспекция исключает расходы на перевозку из базы |
| НДС | снимаются вычеты по услугам перевозки, если документально не подтверждена реальность операции |
| Ответственность | штраф по ст. 122 НК — 20% от неуплаченной суммы, плюс пени |
| Спор с контрагентом | без подписанного документа сложнее доказать, что груз вообще передавался и в каком состоянии |
| Дорожный контроль | ст. 12.3 КоАП — предупреждение или 500 ₽ водителю |
Сравните порядок цифр: 500 ₽ на дороге против 20% от снятых расходов по всем рейсам за проверяемый период. Именно поэтому «до марта не штрафуют» — плохое основание откладывать переход.
Смежная тема, о которой в перевозках забывают: если среди ваших заказчиков есть физлица, к перевозочным документам добавляется касса. Разбирали в статье про кассу для грузоперевозок.
Восемь случаев, когда бумага останется законной
Полностью бумагу не отменяют. Приказ Минтранса от 01.06.2026 № 262 определил закрытый перечень случаев, когда транспортная накладная, заказ и заявка оформляются на бумажном носителе. Приказ действует с 1 сентября 2026 по 1 сентября 2032 года.
- Перевозка грузов военного назначения, если грузоотправитель или грузополучатель — Министерство обороны.
- Перевозка для иностранных юридических лиц, не включённых в государственный реестр аккредитованных филиалов и представительств.
- Каботажные перевозки иностранными перевозчиками из государств — членов ЕАЭС.
- Перевозка груза физическому лицу для личных, семейных, домашних нужд.
- Технический сбой в работе программно-аппаратных комплексов, зафиксированный государственной системой обнаружения компьютерных атак.
- Отсутствие доступа к интернету в населённых пунктах, определённых установленным порядком.
- Грузоотправитель и грузополучатель — одно и то же лицо.
- Перевозка драгоценных металлов и драгоценных камней.
Список закрытый, и трактовать его расширительно не выйдет. Обратите внимание на четвёртый пункт: доставка товара обычному покупателю-физлицу для личных нужд под исключение попадает. А вот «мы не успели подключиться», «у контрагента нет ЭДО» и «у нас маленький объём» в перечне отсутствуют.
Пункты про сбой и про отсутствие интернета — это аварийные сценарии, а не режим работы. Пользоваться ими постоянно не получится: сбой должен быть зафиксирован государственной системой, а перечень населённых пунктов без доступа к сети устанавливается отдельно.
Если не успеваете: план на первые недели сентября
Ситуация «1 сентября наступило, а мы не готовы» неприятная, но не катастрофическая. Действовать стоит так.
- Не останавливайте перевозки. Продолжайте оформлять документы на бумаге по прежним правилам — так у вас хотя бы будет первичка, подтверждающая расходы. Отсутствие любых документов хуже, чем бумажные.
- Запишитесь за КЭП в первый же рабочий день. Это узкое место, всё остальное решается быстрее.
- Параллельно выберите оператора ИС ЭПД — договор можно готовить, пока ждёте подпись.
- Предупредите ключевых контрагентов. Крупные грузоотправители переходят первыми и могут просто не принять бумажный комплект. Лучше узнать об этом до рейса, а не на погрузке.
- Проведите тестовый рейс целиком в электронном виде, как только подключитесь: заявка, накладная, подтверждение водителем, подпись получателя.
- Приведите в порядок бумажный архив за переходный период. Именно эти месяцы налоговая будет смотреть особенно внимательно.
Поможем пройти этот путь: подключим электронный документооборот, настроим обмен перевозочными документами и наладим учёт в «1С», а бухгалтерию возьмём на себя целиком — бухгалтерское сопровождение.
Чек-лист на оставшиеся дни
- Проверить, есть ли действующая КЭП у руководителя или ИП и когда она истекает.
- Записаться в удостоверяющий центр, если подписи нет или срок на исходе.
- Оформить МЧД на логиста, бухгалтера и всех, кто подписывает документы от имени компании.
- Выбрать оператора ИС ЭПД из перечня аккредитованных и заключить договор.
- Проверить, к какому оператору подключены основные контрагенты, и настроить роуминг.
- Установить водителям мобильное приложение и завести их в системе.
- Прогнать один рейс полностью в электронном виде — до подписи получателя.
- Проверить, попадаете ли вы под один из восьми случаев приказа № 262.
- Назначить ответственного за ЭПД внутри компании — иначе в сентябре виноватых не найти.
- Сохранить порядок в бумажном архиве за переходный период.
Частые вопросы
Если контрагент не перешёл на ЭПД, что делать?
Оформлять электронно всё, что можете, и настаивать на подключении. Отсутствие ЭДО у контрагента в перечень исключений приказа № 262 не входит, поэтому ссылаться на него как на основание для бумаги нельзя.
Нужна ли отдельная подпись каждому водителю?
Нет. Водитель работает в мобильном приложении оператора и подтверждает события рейса там. Квалифицированная подпись нужна тем, кто подписывает документы от имени организации.
Мы возим только для себя, между своими складами. ЭПД нужен?
Если грузоотправитель и грузополучатель — одно лицо, это прямо указано в перечне приказа № 262 как случай оформления на бумаге. Но проверьте, действительно ли обе стороны это одно юридическое лицо, а не связанные компании.
Отсрочку штрафов всё-таки примут?
Позиция заявлена на высшем уровне, и вероятность высокая. Но пока акта нет, планировать работу исходя из него нельзя. И даже в заявленном виде он не отменяет обязанность и не защищает от налоговых последствий.
Сколько стоит подключение?
КЭП в удостоверяющем центре ФНС выдаётся бесплатно, платить нужно за защищённый носитель. Услуги оператора ИС ЭПД тарифицируются по числу документов или пакетами. Порядок расходов для небольшого перевозчика сопоставим с обычным ЭДО.
Мы экспедиторы, а не перевозчики. Нас это касается?
Да, и в первую очередь: закон № 140-ФЗ вносит изменения именно в закон о транспортно-экспедиционной деятельности, и электронные экспедиторские документы вводятся с 1 сентября 2026 года.
Что в итоге
Срок наступает 1 сентября, и переносить его не собираются — обсуждается только мягкость дорожного контроля в переходный период, да и та пока не оформлена нормативно. Сама обязанность вступает в силу в назначенный день.
Если КЭП у руководителя есть — вы успеваете: МЧД и договор с оператором делаются быстро. Если подписи нет, начинать надо сегодня, а на сентябрь закладывать работу по бумажным документам с параллельным подключением. Худший сценарий — не сделать ничего и остаться и без электронных, и без бумажных документов: тогда под вопросом окажутся расходы по всем рейсам.
Подключим электронный документооборот, настроим обмен перевозочными документами и учёт рейсов — ЭДО и сопровождение «1С». ООО «Аккаунт-Аудит», Набережные Челны и вся Россия. Звоните: +7 (902) 718-01-09.
