Кратко
Ф. И. О. и должность кассира — обязательный реквизит кассового чека (п. 1 ст. 4.7 Федерального закона № 54-ФЗ, тег 1021 в фискальных документах) во всех случаях, кроме расчётов через автоматические устройства. Налоговые органы используют эти данные для контроля правильности оформления работников: если человек регулярно пробивает чеки, но не фигурирует в отчётности работодателя, это сигнал о нелегальной занятости.
Как проводится проверка
Все чеки в режиме реального времени поступают в ФНС через оператора фискальных данных. Информация о кассире из чеков автоматически сопоставляется с данными:
- раздела 3 расчёта по страховым взносам (РСВ);
- справок о доходах в составе годовой формы 6-НДФЛ;
- персонифицированных сведений о физических лицах.
Если человек регулярно фигурирует в чеках как кассир, но сведения о его доходах отсутствуют в отчётности работодателя, у налоговой инспекции возникают вопросы.
Что может насторожить налоговиков
Поводом для проверки могут стать ситуации, когда:
- кассир указан в чеках, но отсутствует в РСВ;
- по сотруднику не представлены сведения в 6-НДФЛ;
- данные о работнике отсутствуют в кадровых документах;
- выплаты сотруднику официально не отражаются;
- в чеках всех смен, включая выходные, значится один и тот же человек (например, сам ИП), хотя объективно в таком графике работать невозможно.
В таких случаях инспекторы могут предположить, что в организации работает неоформленный сотрудник, которому выплачивается заработная плата «в конверте».
Чем это грозит работодателю
Последствия нелегальной занятости складываются из нескольких составляющих:
- доначисления — НДФЛ и страховые взносы с фактических выплат неоформленному работнику, плюс пени и штраф до 40% от недоимки при доказанном умысле;
- административный штраф за уклонение от оформления трудового договора (ч. 4 ст. 5.27 КоАП РФ): для ИП — от 5 000 до 10 000 рублей, для организаций — от 50 000 до 100 000 рублей, для должностных лиц — от 10 000 до 20 000 рублей;
- попадание в реестр Роструда — работодателей с выявленной нелегальной занятостью включают в публичный реестр, а материалы рассматривают межведомственные комиссии;
- если при этом чеки пробивались с нарушениями — добавятся санкции за неправильное применение ККТ, которые к тому же планируют существенно повысить.
Что будет дальше
При обнаружении расхождений налоговая инспекция направит уведомление об ошибках или несоответствиях. Организации необходимо в течение пяти рабочих дней:
- представить пояснения;
- либо подать уточнённую отчётность, если ошибки действительно были допущены.
Что рекомендуется проверить
Работодателям стоит убедиться, что:
- все сотрудники, работающие с кассой, официально оформлены;
- данные кассиров в онлайн-кассе актуальны — Ф. И. О. в чеке должно соответствовать реальному сотруднику за кассой, а не «Администратору» или уволившемуся работнику;
- сведения о работниках отражены в РСВ и 6-НДФЛ;
- кадровые документы соответствуют фактическому составу персонала.
Своевременная проверка позволит избежать запросов налоговой инспекции и претензий при камеральных проверках.
Часто задаваемые вопросы
ИП сам стоит за кассой — нужно ли указывать Ф. И. О. в чеке?
Да, реквизит обязателен. ИП указывает собственные Ф. И. О. Оформлять трудовой договор с самим собой при этом не нужно.
Кассир уволился, а чеки пробиваются с его именем. Это нарушение?
Да. Чек с реквизитами не того кассира — это чек с недостоверным обязательным реквизитом, а для налоговой — прямое расхождение с вашей отчётностью. Смените данные кассира в настройках кассы в день кадровых изменений.
Когда Ф. И. О. кассира в чеке не требуется?
При расчётах через автоматические устройства (вендинговые аппараты, платёжные терминалы) и в интернет-торговле при автоматических расчётах — там кассира просто нет.
Итоги
Кассовый чек давно перестал быть просто подтверждением покупки — это источник данных, по которому ФНС в автоматическом режиме сверяет фактических работников с официальной отчётностью. Цена «сотрудника в конверте» — доначисления НДФЛ и взносов, штрафы и попадание в реестр нелегальной занятости.
Специалисты «Аккаунт-Аудит» помогут навести порядок: оформим сотрудников, наладим кадровый учёт и расчёт зарплаты (входят в тарифы бухгалтерского обслуживания), проверим настройки кассы и обучим кассиров корректной работе. Обращайтесь — работаем в Набережных Челнах и по всей России. Звоните: +7 (902) 718-01-09.
